Lo scopo fondamentale di GestiGAS è quello di alleggerire e semplificare il lavoro organizzativo del gruppo per liberare preziose risorse da dedicare ad altre attività, come per esempio la promozione del consumo critico o il contatto più diretto con i produttori locali; ciò viene principalmente raggiunto automatizzando la gestione dei listini e la relativa raccolta ordini. Ma vediamo una sintesi delle caratteristiche.

Funzionalità generali:

• raccolta ed elaborazione ordini sia a distanza via internet che su un normale computer non connesso alla rete: la prima modalità è ideale per quei G.A.S. che effettuano spesso acquisti e non possono (o non vogliono) incontrarsi ogni volta, mentre la seconda soddisfa le esigenze dei gruppi che preferiscono ritrovarsi fisicamente al momento dell'ordine
• accesso al sistema come aderente G.A.S. per effettuare gli ordini, oppure come referente produttore per l'amministrazione, entrambi sicuri e protetti da password
• sudivisione gerarchica dei prodotti in illimitate categorie e sottocategorie
• disponibilità stagionale prodotti: è possibile rendere indisponibili alcuni prodotti per determinati periodi di tempo, ad esempio frutta e verdura fuori stagione
• notifiche: invio automatico messaggi agli utenti in occasione di apertura e chiusura ordini
• funzione sito internet: nel caso di installazione online sono disponibili alcune pagine per la pubblicazione del sito del proprio G.A.S. (esempio: chi siamo, attività, criteri di scelta dei produttori, modalità di adesione al gruppo, recapiti, ecc.)

Funzioni lato utente-aderente al G.A.S.:

• facile da usare: impiega la metafora del carrello al supermercato
• ricerca veloce prodotti per nome o avanzata secondo altre caratteristiche
• possibilità di commentare un prodotto
• visualizzazione prodotti ordinati in precedenza e statistiche più venduti

Funzioni lato amministratore-referente produttore:

• impostazione minime e massime quantità ed unità d'ordine: per esempio per far ordinare non più di un certo prodotto ad ogni aderente, oppure almeno 5 pezzi, oppure quantità libera ma a passi di 6 unità (pensare alle confezioni per cartone)
• informazioni sul prodotto: memorizzazione di codice, descrizione, prezzo, peso/volume, immagine, categoria, fornitore, periodo disponibilità, provenienza da agricoltura biologica
• gestione listino prezzi: quali dettagli visualizzare e in quale ordine
• aggiunta/modifica/eliminazione categorie, prodotti, fornitori, aderenti G.A.S. e recensioni prodotti
• resoconto ordini per fornitore (inviabile per e-mail/fax)
• possibilità di nascondere i prezzi ai visitatori non autorizzati, ovvero ai non membri del G.A.S.
• modulo newsletter: per inviare un messaggio a tutti gli aderenti al G.A.S. (esempio: per segnalare la disponibilità di un nuovo prodotto, oppure per avvisare di un appuntamento)
• statistiche di acquisto esportabili come fogli elettronici
• aggiunta (facoltativa) spese di gestione ad ogni ordine, fisse o in percentuale, ed in tal caso visualizzazione del prezzo sorgente
• memorizzazione (facoltativa) scheda produttore/fornitore con descrizione, immagine, sito web, ecc.
• gestione (facoltativa) magazzino con carico prodotti e segnalazione di quelli in esaurimento
• facile creazione copie di sicurezza dell'archivio dati ed eventuale ripristino
• stampa ordine aderente G.A.S.
• creazione catalogo PDF dei prodotti in archivio, da scaricare e stampare, con o senza prezzi

Funzionalità avanzate ed opzionali, possibili mediante l'uso delle estensioni:

• acquisti multi-gas: possibilità di proporre l'acquisto di un prodotto tra più GAS che utilizzano lo stesso software GestiGAS, e di fare in modo che l'acquisto venga realizzato al raggiungimento di un certo numero di prenotazioni; pensare all'utilità nel caso di prodotti di abbigliamento o di servizi, per i quali è necessario realizzare "grandi numeri"
• raccolta di ordini inviati tramite SMS da telefoni cellulari
• modulo per inserimento e pubblicazione notizie
• archivio link consigliati
• file/documenti da scaricare
• grafica personalizzata
• galleria immagini
• forum on-line

NOTA

Solo parte delle funzionalità elencate qui sopra - quelle prioritarie - sono già state implementate nell'attuale versione di GestiGAS, mentre prosegue lo sviluppo delle altre. Cercheremo di rivedere questo elenco per mettere in evidenza quali caratteristiche sono già presenti e quali no.